การเขียนจดหมายเชิงกิจธุระ
การเขียนแบบฟอร์ม
คือ เอกสารอย่างหนึ่ง โดยเว้นช่องว่างไว้สำหรับให้บุคคลแต่ละคนกรอกข้อความ
โดยแบ่งออกเป็น 4 ประเภท
1. แบบฟอร์มที่ใช้ติดต่อกับหน่วยงาน ทั้งภาครัฐและเอกชน แบบฟอร์มชนิดนี้หน่วยงานเป็นผู้จัดเตรียม เช่น แบบฟอร์มสมัครงาน ฯลฯ
2. แบบฟอร์มที่ผู้อื่นขอความร่วมมือ ให้กรอกแบบฟอร์มชนิดนี้เพื่อต้องการทราบข้อมูลทั้งที่เป็นข้อเท็จจริง
3. แบบฟอร์มที่ใช้ติดต่อภายในองค์การ เช่น แบบฟอร์มขออนุญาตใช้วัสดุอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆของหน่วยงาน แบบฟอร์มใบลา เป็นต้น
4. แบบฟอร์มสัญญา เอกสารที่มีผลผูกพันธ์ทางกฎหมายระหว่างบุคคล 2 ฝ่าย
การเขียนเชิงกิจธุระ
คือ จดหมายที่บุคคลติดต่อกับบุคคล เช่น การติดต่อสอบถาม การบอกขาย
จดหมายเปิดผลึก
เป็นจดหมายกิจธุระเขียนเผยแพร่ต่อสาธารณะชน สื่อมวลชน
จดหมายราชการ(หนังสือราชการ)
เป็นจดหมายที่ติดต่อสื่อสารระหว่างส่วนราชการหนึ่งกับอีกส่วนราชการหนึ่ง รวมทั้งติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานเอกชนอื่นๆด้วย และต้องใช้ภาษาระดับทางการ
การเขียนประกาศ
การใช้ภาษาในการประกาศทั่วๆไป ไม่ใช้ข้อความยาวๆ หรือละเอียดซับซ้อน
การเขียนจดหมายธุรกิจ
ประเภทของจดหมายธุรกิจ
1.จดหมายขอเปิดเครดิต หรือขอเปิดบัญชีเงินเชื่อ
2.จดหมายเสนอขายสินค้าหรือบริการ
3.จดหมายสอบถามและตอบสอบถาม
4.จดหมายสั่งซื้อสินค้าและตอบรับการสั่งซื้อ
5.จดหมายต่อว่าและปรับความเข้าใจ
6.จดหมายเตือนหนี้และทวงหนี้
7.จดหมายไมตรีจิต
รูปแบบของจดหมายธุระกิจ
1.จดหมายธุรกิจแบบราชการ ใช้รูปแบบเหมือนหนังสือราชการ ภายนอกแต่ดัดแปลงรายละเอียดเล็ก น้อย
2.จดหมายธุรกิจแบบไทย ใช้รูปแบบที่ดัดแปลงหรือผสมผสาน จากหนังสือราชการภายนอกและ จดหมายธุรกิจแบบสากล
3.จดหมายธุรกิจแบบสากล ใช้รูปแบบของการเขียนจดหมายธุรกิจ ของต่างประเทศที่นิยมใช้กันเป็น สากล ได้แก่
- แบบบล็อบ (Full Block Style)
- แบบเซมิบล็อก (Semi Block Style)
การเขียนหัวข้อต่างๆในจดหมายธุรกิจ
- หัวจดหมาย
- วันเดือนปี
- เรื่อง
- คำขึ้นต้น
- ข้อความ
* การเขียน วัน/เดือน/ปี ในจดหมาย ให้เริ่มเขียนตรงกลางหน้ากระดาษไปทางขวามือ
* "ขอแสดงความเคารพ" ใช้ลงท้ายจดหมาย สำหรับบุคคลที่ใกล้ชิดกัน
"ขอแสดงความนับถือ" ใช้ลงท้ายจดหมาย สำหรับบุคคลทั่วไป
* การลงชื่อท้ายจด ในกรณีที่มีตำแหน่ง "รองศาตราจารย์ ดร." ใช้ตัดคำว่า "ดร." ออก
แต่ถ้าหากมีตำแหน่ง "ดร." เพียงอย่างเดียว ไม่ต้องตัดออก
* การส่งจดหมายราชการ
รัฐฯ ส่งให้ เอกชน เป็นจดหมายราชการ
เอกชน " รัฐฯ ไม่เป็นจดหมายราชการ
* ผู้มีสิทธิ์ประทับตราในจดหมาย ต้องมีตำแหน่งอธิบดี/อธิการบดี ขึ้นไป
ข้อเสนอแนะ
ได้รับความรู้ใหม่ๆเยอะมากเลยค่ะ ได้ทราบถึงรายละเอียดในการเขียนจดหมายที่เรามักจะมองข้าม
